Komunikat prasowy jest niezwykle ważnym narzędziem w dzisiejszym świecie medialnym. To krótki tekst, który ma na celu przekazać istotne informacje o firmie, jej produktach, wydarzeniach czy działaniach lub podzielić się naszą wiedzą ekspercką. W tym artykule dowiesz się, jak napisać skuteczny i profesjonalny komunikat prasowy, który przyciągnie uwagę mediów i docelowej grupy odbiorców.
Kluczowe elementy komunikatu prasowego
W celu napisania skutecznego komunikatu prasowego, w pierwszej kolejności ważne jest zrozumienie kluczowych elementów, które powinny się w nim znaleźć. Ta forma rządzi się określonymi prawami, które należy przestrzegać, by materiał został wykorzystany przez dziennikarzy.
Pierwszym z nich jest nagłówek, który powinien być krótki, zwięzły i przykuwający uwagę. Jeśli obierze on formę pytania, należy mieć na uwadze prawo Betteridge`a, które szerzej opisaliśmy w materiale: https://briefme.pl/czy-dziennikarze-zwracaja-uwage-na-prawo-naglowkow-betteridgea/.
Nagłówek nie powinien być click bitowym hasłem. Tego typu materiały naruszają zaufanie dziennikarzy i psują rynek mediów. Nie bójmy się również używać różnych dodatków zwanych potocznie podtytułami, w których możemy dodać więcej informacji i wzmocnić przekaz.
Wstęp, nazywany często leadem to część, w której przedstawiamy najważniejsze informacje. To, obok tytułu, najbardziej kluczowy element, dzięki któremu możemy zainteresować dziennikarzy materiałem. Powinien zawierać najważniejsze informacje, które zostaną przekazane w treści i odzwierciedlać tematykę całego materiału.
Następnie przechodzimy do treści głównej, w której rozwijamy temat, przedstawiamy konkretne dane, fakty oraz argumenty. Ważne jest, aby być klarownym, zwięzłym i używać jasnego języka. Unikaj zbyt technicznego żargonu, który może być niezrozumiały dla odbiorcy.
Zakończenie powinno podsumowywać informacje i zawierać szczegóły kontaktowe dla mediów, takie jak nazwa firmy, adres, numer telefonu i adres e-mail. To ważne, aby dziennikarze mieli łatwy dostęp do ewentualnego kontaktu.
Materiał prasowy “ubrany” jest najczęściej w papier firmowy klienta, dla którego jest on przygotowany. Na dole powinna znajdować się krótka notka na jego temat, zawierająca skondensowany opis firmy i jej produkty.
Wraz z materiałem dostarcz dziennikarzom grafikę, którą będą mogli wykorzystać do opublikowanego materiału.
PAMIĘTAJ: Zadbaj o profesjonalne redagowanie i korektę. Upewnij się, że nie ma błędów ortograficznych, gramatycznych czy stylistycznych. Sprawdź spójność treści i precyzję w przekazywaniu informacji. Dobrą praktyką jest redakcja materiału przez drugiego specjalistę PR.
Wzmocnienie wiarygodności materiału prasowego
Pozytywnie odbierane przez dziennikarzy jest wykorzystywanie danych. Świetnym rozwizaniem jest zorganizowanie z klientem własnych badań, które dostarczą świeżych, unikalnych i interesujących informacji w obszarze tematycznym związanym z wybraną branżą. Wykorzystując dane zastane koniecznie należy zwrócić jednak uwagę na to, jak dawno zostało przeprowadzone owe badanie. Statystyki wyciągane z badań starszych niż sprzed dwóch lat w oczach dziennikarzy nie są już aktualne i interesujące. W dobie szybko zmieniającego się świata, najbardziej optymalne jest wykorzystywanie badań z danego roku lub maksymalnie z roku ubiegłego.
Dodatkowym elementem zwiększającym wiarygodność przekazu i wpływającym in plus na jego merytorykę są cytaty. Mogą być to cytaty ekspertów wybranego klienta, dzięki czemu są oni dodatkowo plasowani w mediach. Warto jednak próbować również pozyskać komentarze zewnętrznych, rozpoznawalnych ekspertów, dzięki czemu ranga materiału wzrośnie wraz z szansami na zainteresowanie nim dziennikarzy.
Jak napisać komunikat prasowy krok po kroku
- Określenie celu komunikatu prasowego: Zastanów się, jaki jest główny cel komunikatu. Czy chcesz poinformować o nowym produkcie, zaprosić na wydarzenie czy podzielić się ważnym osiągnięciem lub wiedzą?
- Zidentyfikowanie grupy docelowej i dostosowanie stylu: Wiedząc, kto jest odbiorcą komunikatu, możesz dostosować styl i ton do ich potrzeb i preferencji. Pamiętaj, że komunikat prasowy powinien być interesujący dla mediów i dostarczać wartościowej informacji.
- Wybór odpowiednich słów kluczowych: Słowa kluczowe są istotne dla SEO i pomagają w lepszej indeksacji treści przez wyszukiwarki. Wybierz słowa kluczowe, które są istotne dla tematu komunikatu i umieść je w strategicznych miejscach, takich jak nagłówek, podtytuł i treść.
- Struktura komunikatu prasowego: Struktura komunikatu prasowego powinna być klarowna i logiczna oraz ułożona zgodnie z opisanymi wyżej wytycznymi.
Przykłady skutecznych komunikatów prasowych
Analizowanie przykładów skutecznych komunikatów prasowych może dostarczyć cennych wskazówek i inspiracji. Przyjrzyjmy się kilku przykładom komunikatów prasowych różnych branż:
- Przykład komunikatu prasowego z branży technologicznej:
- Nagłówek: „Nowa aplikacja mobilna rewolucjonizuje sposób zarządzania finansami”
- Przykładowy podtytuł: „Innowacyjne narzędzie pomaga użytkownikom śledzić wydatki i oszczędzać pieniądze”
- Wstęp: Przedstawienie nowej aplikacji, jej głównych funkcji i korzyści dla użytkowników.
- Treść główna: Opis szczegółów dotyczących funkcji aplikacji, jej unikalnych cech oraz pozytywne opinie użytkowników, a także wskazanie w jaki sposób wpłynie ona na nasze funkcjonowanie (z perspektywy “zwykłego Kowalskiego”)
- Zakończenie: Podsumowanie i informacje kontaktowe dla mediów zainteresowanych dalszymi informacjami.
- Przykład komunikatu prasowego z branży finansowej:
- Nagłówek: Kolejne zmiany w limitach płatności gotówką?
- Przykładowy podtytuł: Kto lubi gotówkę i dlaczego?
- Wstęp: Przytoczenie badań obrazujących stosunek Polaków do gotówki, i jak jest ona ważna dla gospodarki.
- Treść główna: Wskazanie jakie zmiany w przepisach nas czekają, kiedy zostaną one wprowadzone i jak wpłyną na nasze funkcjonowanie.
- Zakończenie: Podsumowanie i informacje kontaktowe dla mediów zainteresowanych dalszymi informacjami.
Komunikat prasowy w sytuacji kryzysowej
Komunikat prasowy odgrywa szczególną rolę w sytuacjach kryzysowych. W sytuacji, gdy firma staje w obliczu negatywnej sytuacji, ważne jest, aby skutecznie zarządzać komunikacją i utrzymać kontrolę nad wizerunkiem. Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia komunikatu prasowego w sytuacji kryzysowej:
- Natychmiastowa reakcja:
W przypadku kryzysu ważne jest szybkie działanie. Niezwłocznie opracuj komunikat prasowy, który zwięźle i precyzyjnie przedstawi stan faktyczny i podjęte działania.
- Jasność i uczciwość:
W komunikacie prasowym w sytuacji kryzysowej niezwykle istotne jest bycie uczciwym. Unikaj manipulacji czy prób unikania odpowiedzialności. Skoncentruj się na przedstawieniu rzetelnych informacji i podejmowaniu odpowiednich działań. Nie rozpisuj się, mniej czasami znaczy więcej.
- Empatia i odpowiedzialność:
Wykaż empatię wobec osób, które zostały dotknięte sytuacją kryzysową. Wyraź zrozumienie i troskę o ich sytuację. Przyjmij pełną odpowiedzialność za wydarzenia i zapewnij, że podejmujesz konkretne działania mające na celu rozwiązanie problemu.
- Transparencja i otwartość:
Bądź transparentny w komunikacji i udostępniaj niezbędne informacje. Odpowiedz na pytania, które mogą pojawić się od dziennikarzy i opinii publicznej. Udzielaj regularnych aktualizacji w miarę postępującego rozwoju sytuacji.
- Koordynacja i spójność:
W przypadku sytuacji kryzysowych ważne jest, aby komunikacja była skoordynowana i spójna zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. Upewnij się, że wszyscy zaangażowani w proces komunikacji mają jednoznaczne przekazy i działają zgodnie z ustalonym planem.
Komunikat prasowy per ty
Jak zwiększyć szansę na dotarcie z komunikatem do mediów? Odpowiedzią jest komunikat prasowy „per ty”. Jest on formatem, w którym komunikat prasowy jest adresowany bezpośrednio do konkretnego dziennikarza lub redakcji. Ma to na celu personalizację i zwiększenie szans na uwzględnienie informacji w mediach. Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia komunikatów prasowych per ty:
- Badanie i wybór odpowiednich mediów:
Przed napisaniem komunikatu prasowego per ty, przeprowadź badanie i zidentyfikuj media, które są odpowiednie dla wiadomości. Skup się na mediach, które mają związek z tematyką komunikatu i docierają do grupy docelowej.
- Personalizacja:
Komunikat prasowy per ty powinien być spersonalizowany i dostosowany do odbiorcy. Rozpocznij go od adresowania konkretnego dziennikarza lub redakcji, używając ich imienia lub nazwy redakcji. Jeżeli korespondowałeś już z danym dziennikarzem, lub inna informacja prasowa o podobnej tematyce była publikowana w danym portalu / antenie, warto nawiązać do tego faktu.
- Dostarczanie wartościowej informacji:
Upewnij się, że treść komunikatu prasowego per ty dostarcza wartościowej i interesującej informacji dla danego dziennikarza lub redakcji. Przyjrzyj się wcześniejszym artykułom lub tematom, które porusza dany dziennikarz, i dostosuj treść do tych zainteresowań.
- Krótkość i zwięzłość:
Komunikat prasowy per ty powinien być krótki, zwięzły i łatwy do przeczytania. Skoncentruj się na najważniejszych informacjach, nie przeciągaj tekstu i dostarcz konkretne dane i fakty.
- Zakończenie i informacje kontaktowe:
Na zakończenie komunikatu prasowego per ty, podaj informacje kontaktowe, które są dostępne dla dziennikarza lub redakcji, w przypadku pytań lub potrzeby uzyskania dodatkowych informacji. Upewnij się, że są one łatwo dostępne i aktualne.
Jak napisać komunikat prasowy po angielsku
W przypadku potrzeby napisania komunikatu prasowego po angielsku, istnieje kilka istotnych wskazówek, które warto wziąć pod uwagę:
- Precyzyjne tłumaczenie:
Upewnij się, że tłumaczenie komunikatu prasowego zachowuje precyzyjność i dokładność oryginalnego przekazu. Unikaj dosłownego tłumaczenia, które może prowadzić do niezrozumienia lub utraty istotnych niuansów.
- Dostosowanie do kultury i kontekstu:
Bądź świadomy kulturowych różnic i kontekstu, w którym jest używany język angielski. Dostosuj styl, ton i przykłady do oczekiwań i preferencji odbiorców anglojęzycznych.
- Użycie jasnego i prostego języka:
Komunikat prasowy po angielsku powinien być napisany w jasnym i prostym języku. Unikaj zbytniej komplikacji, złożonych struktur zdaniowych i specjalistycznego żargonu. Staraj się przekazać informacje klarownie i zrozumiale dla odbiorcy.
- Sprawdzenie gramatyki i poprawności językowej:
Napisany po angielsku komunikat powinien być wolny od błędów gramatycznych i ortograficznych. Starannie sprawdź tekst pod kątem poprawności językowej, a jeśli nie jesteś pewien, skonsultuj się z profesjonalnym tłumaczem lub edytorem.
- Przestrzeganie standardów dziennikarskich:
Pamiętaj, że komunikat prasowy po angielsku nadal musi spełniać standardy dziennikarskie. Dbałość o dokładność faktów, uczciwość w prezentowaniu informacji i odpowiednie źródła są kluczowe dla zachowania wiarygodności.
Pisanie skutecznych komunikatów prasowych wymaga zastosowania kluczowych zasad. Pamiętaj o tych najbardziej istotnych: dostosuj swój komunikat do grupy docelowej uwzględniając, że są nimi również dziennikarze, dostarczaj istotnych, sprawdzonych i merytorycznych informacji oraz utrzymuj relacje z mediami.
Z odpowiednią praktyką i kontynuacją doskonalenia swoich umiejętności, będziesz w stanie napisać artykuł, który przyciągnie uwagę mediów i skutecznie przekaże informacje o Twoim kliencie.