W dzisiejszych czasach komunikacja biznesowa prowadzona jest wielotorowo i bazuje na licznych narzędziach. Jednym z najważniejszych są informacje prasowe. Pozwalają one przekazać ważne wiadomości, zaprezentować nowości czy podkreślić osiągnięcia firmy. W tym artykule dowiesz się, czym są informacje prasowe, jak je tworzyć i jak efektywnie je dystrybuować.
Czym są informacje prasowe?
Informacje prasowe są narzędziem komunikacyjnym używanym od dziesięcioleci. Ich początków należy upatrywać się w prostych komunikatach w gazetach. Wraz z pojawieniem się radia, telewizji, a następnie internetu, sposób ich formułowania i dystrybucji uległ znaczącej transformacji, stając się bardziej zróżnicowany i wielowymiarowy.
Mimo upływu czasu i pojawienia się rozmaitych innych narzędzi komunikacyjnych informacje prasowe w dalszym ciągu realizują one jeden nadrzędny cel. Jaki? Informują media i społeczeństwo o ważnych zdarzeniach związanymi z daną firmą lub organizacją. Współcześnie ich struktura różni się od dwudziestowiecznych komunikatów – uległy one przeobrażeniu dostosowując do zmieniających się mediów i oczekiwań odbiorców. Dziś są nieodzownym elementem strategii PR większości firm.
Elementy składowe dobrych informacji prasowych
Mówiąc o informacji prasowej mamy na myśli komunikat o określonej strukturze. Jego rolą jest przekazanie konkretnej, ważnej informacji w sposób jasny i przystępny. Kluczowymi elementami informacji prasowej są: nagłówek przyciągający uwagę, krótki lead zawierający „esencję” komunikatu oraz właściwa treść bogata w szczegóły. W tego typu materiałach mile widziane są także profesjonalne zdjęcia i cytaty, które znacząco wzbogacają treść.
Typy informacji prasowych
Informacje prasowe, z którymi na co dzień mamy do czynienia realizują różne cele. Dopiero grupując je widzimy jak bardzo się od siebie różnią. Istnieje wiele rodzajów informacji prasowych: od informacji o nowych produktach, przez raporty finansowe, aż po informacje o zmianach w zarządzie firmy. Każdy rodzaj ma swoją specyfikę i służy innemu celowi.
Kto jest odpowiedzialny za informacje prasowe?
Tworzenie informacji prasowych wymaga precyzji i umiejętności. Sama znajomość elementów składowych oraz typów informacji może nie być wystarczająca do stworzenia dobrego komunikatu. Co więcej, gotowa informacja prasowa potrzebuje jeszcze trafić w ręce starannie dobranych, wyselekcjonowanych dziennikarzy, których interesuje temat poruszany w materiale. Cały proces wymaga doskonałej znajomości rynku mediów i, w zależności od organizacji, może być on realizowany za pośrednictwem różnych osób.
Zespoły odpowiedzialne za tworzenie informacji prasowych
Często to dział PR lub dział komunikacji korporacyjnej w firmie tworzy informacje prasowe. W mniejszych organizacjach może to być właściciel lub menedżer.
Rola PR w zarządzaniu informacjami prasowymi
Wewnętrzny dział PR to jednak nie tylko tworzenie komunikatów. Owszem, informacje prasowe są kluczowym narzędziem w jego arsenale, ale odpowiada on także za szereg innych działań – jest mostem między firmą a mediami. Monitoruje rynek, analizuje potrzeby odbiorców i dostosowuje komunikaty tak, aby były jak najbardziej efektywne.
Outsourcing zarządzania informacjami prasowymi
Dlaczego niektóre firmy decydują się na zewnętrzne agencje PR? Po pierwsze, bardzo często wewnętrzny dział PR potrzebuje wsparcia w tworzeniu i dystrybucji materiałów ze względu na ich mnogość. Jednak przede wszystkim chodzi o bogate doświadczenie i rozbudowaną sieć kontaktów. Zatrudnienie zewnętrznej firmy do zarządzania informacjami prasowymi gwarantuje świeże spojrzenie i profesjonalizm.
Gdzie publikować informacje prasowe?
Dobra informacja prasowa to jedno, ale równie ważne miejsce, w którym zostanie opublikowana.
Kanały oficjalne i nieoficjalne dystrybucji informacji prasowych
Tradycyjne media, takie jak gazety czy telewizja, wciąż mają moc, ale portale informacyjne, blogi branżowe czy media społecznościowe stają się coraz ważniejsze w strategii dystrybucji. Nie każdy komunikat sprawdzi się w telewizji czy radiu. Często to właśnie media społecznościowe czy branżowe portale internetowe są bardziej odpowiednie.
Portal informacyjny versus strona internetowa firmy
Oba kanały mają swoje zalety. Publikowanie na firmowej stronie zapewnia kontrolę nad treścią, ale zewnętrzny portal informacyjny może przyciągnąć więcej czytelników niezwiązanych bezpośrednio z marką.
Gdzie i kiedy wysyłać informacje prasowe?
Odpowiednie wyczucie czasu i miejsca jest kluczem w pracy z mediami.
Optymalny czas na publikację informacji prasowych
Rano czy wieczorem? W tygodniu czy w weekend? Wybór terminu publikacji może wpłynąć na zasięg informacji prasowej. To znajomość rynku i odbiorców pozwoli dostosować ten wybór i osiągnąć najlepsze rezultaty. Warto także pozostawać na bieżąco, śledzić daty wydarzeń ważnych dla społeczności i dystrybuować komunikaty o charakterze „real time” wpisujące się w tematykę obecną w mediach.
Wybór medium do dystrybucji informacji prasowych
E-mail, serwisy prasowe, media społecznościowe – każde medium ma swoje plusy i minusy. Przy dystrybucji komunikatu kluczowa pozostaje jasność przekazu i zachowana forma informacji prasowej, by dziennikarz, który otrzyma materiał mógł z niego skorzystać.
Harmonogram publikacji
Planowanie jest kluczem. Dzięki odpowiedniej strategii możesz zwiększyć widoczność swoich informacji prasowych. Przykładem takiego działania jest wspomniane wcześniej dostosowywanie harmonogramu publikacji do aktualnych wydarzeń.
Praktyczne wskazówki pisania informacji prasowych
Pisanie to sztuka, ale istnieją techniki i narzędzia, które ułatwiają tworzenie skutecznych informacji prasowych. Warto znać zasady pisania SEO-friendly, korzystać z narzędzi do edycji tekstu czy zbierać feedback przed publikacją.
A co z dystrybucją? Istnieją także sprawdzone metody na efektywną dystrybucję informacji prasowych. Niektóre z technik zwiększających efektywność to segmentacja bazy danych, personalizacja komunikatów czy wykorzystanie narzędzi do automatyzacji dystrybucji.
Pisanie i dystrybucja informacji prasowych przynosi korzyści w postaci zwiększonej widoczności, lepszej reputacji i budowy silnych relacji z klientami i partnerami biznesowymi. Warto zainwestować w samodzielne opanowanie sztuki tworzenia komunikatów dla mediów lub pozostawić to profesjonalnej agencji PR.